О работе архивного отдела в 2018 году и задачах на 2019 год
На 01.01.2019 в архивном отделе насчитывается 150 фондов, 30 организаций, в том числе имеющих статус юридических лиц - 23 (это Администрация района, 13 администраций сельсоветов, комитеты Администрации района, сельскохозяйственные предприятия, организации и учреждения района). В течение 2018 года из списка комплектования архивного отдела была исключена прокуратура Мамонтовского района (в связи с неурегулированностью вопроса о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в муниципальную собственность с выделением необходимых бюджетных субвенций).
Задолженности по упорядочению и передаче дел на хранение – нет. График согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов на хранение в основном соблюдается.
Документы постоянного хранения по описям дел, утвержденным ЭПМК управления, за отчетный год приняты в полном объеме.
На учете в отделе находится 37509 ед.хр., в т.ч. 26443 ед.хр. – управленческой документации, 10185 ед.хр. по личному составу, 70 ед.хр. – научно-технической документации Мамонтовского лесхоза.
В архивном отделе созданы 10 коллекций личного происхождения, которые насчитывают 112 ед.хр. Также в архивном отделе хранятся фотодокументы как на бумажной основе (695 ед.хр.), так и в электронном виде (200 ед.учета).
За 2018 год поступил 91 тематический запрос, из них 81 запрос исполнен с положительным результатом (оформление наследства на имущество и земельные участки, выдача архивных копий распорядительных документов как физическим, так и юридическим лицам и др.). За прошлый год поступило 1062 социально-правовых запроса, из них 994 запроса исполнено с положительным результатом (подтверждение стажа работы, заработной платы, присвоения званий и награждения почетными грамотами и др.). Также поступило 4 консульских запроса из Республики Казахстан, из них 2 запроса исполнено с положительным результатом. Всего за год исполнено 1157 запросов, что на 20 запросов больше, чем в 2017 году.
За прошедший год архивным отделом было принято от организаций 560 дел постоянного хранения при плановых показателях 175 ед.хр., 164 дела по личному составу (документы ООО «Невский берег», ДСПМК «Мамонтовский»).
Также в 2018 году коллекция фотодокументов пополнилась на 15 ед.хр. – это фотографии с праздничных мероприятий, посвященных 130-летию Мамонтовской средней школы и 80-летию Алтайского края.
В 2018 году пополнилась коллекция документов по истории архивного отдела Администрации Мамонтовского района Алтайского края. Так, Рязанова Татьяна Борисовна, начальник архивного отдела администрации Мамонтовского района Алтайского края в 1991-2007 гг., передала на хранение личные документы и фотографии.
Утверждено на ЭПМК описей дел управленческой документации на 754 ед.хр. при плане 155 ед.хр.; согласовано описей дел по личному составу на 335 ед.хр. Задолженности по приему документов и их упорядочению по организациям нет. Также архивным отделом была оказана методическая и практическая помощь 32 организациям по вопросам архивного дела, согласовано 7 номенклатур дел, 1 положение об архиве, 1 положение об экспертной комиссии, 2 инструкции по делопроизводству. Были проведены комплексные проверки по организации делопроизводства, упорядочению документов и подготовке их к сдаче в архив в комитете по сельскому хозяйству, Мамонтовской ЦРБ, прокуратуре Мамонтовского района. В текущем году хотелось бы побывать в Администрациях Островновского, Гришенского, Сусловского, Кадниковского, Комсомольского сельсоветов.
Ежегодно при приеме документов в архивный отдел проводится их картонирование. Так, в 2017 году было закартонировано 743 ед.хр.
В течение года было выдано из хранилищ для архивных работ сотрудникам отдела 4427 ед.хр.
В архивном отделе имеется научно-справочная библиотека: книги, брошюры, журналы и другие виды печатной продукции. В течение года поступает небольшой объем литературы, так, архивному отделу был подарен сборник стихов Шишениной Людмилы Михайловны «Берега, берега…». Также управлением Алтайского края по культуре и архивному делу был передан на хранение сборник документов «История архивного дела на Алтае (середина 18 - начало 21 вв.)».
В прошедшем году была продолжена работа, являющаяся обязательной для всех архивных служб – это сканирование описей дел и внесение информации в базу данных «Архивный фонд» на уровне единицы хранения. Данная работа выполняется своевременно. Всего отсканировано описей дел – 90, что составляет 36,6 % от общего количества описей дел. Внесено в ПК «Архивный фонд» заголовков единиц хранения - 4270, что составило 11,8 % от общего количества единиц хранения, находящихся в архивном отделе на 01.01.2018.
В январе 2018 г. был проведен семинар на тему «О взаимодействии архивной службы района и администраций сельсоветов в 2018 году» с главами и заместителями глав администраций сельсоветов. В феврале 2018 г. был проведен семинар на тему «О некоторых ошибках при оформлении документов» с работниками комитета по образованию.
12 апреля 2018 г. архивным отделом было проведено мероприятие, посвященное 100-летию государственной архивной службы России, на котором некоторым ответственным за архив и делопроизводство были вручены награды Администрации района.
В мае 2018 года совместно с районным краеведческим музеем была проведена выставка «Осколки войны». На выставке были представлены документы Мамонтовского детского дома Алтайского краевого отдела народного образования.
Архивный отдел продолжает пользоваться программным обеспечением VIPNet Client в целях организации социально-правового защищенного электронного документооборота между Пенсионными фондами и архивными отделами края. Так, количество поступивших за год обращений от отделений Пенсионного фонда России по Алтайскому краю по системе защищенного канала связи – 331, а в бумажном виде – 79.
В 2018 году в условиях хранения документов изменений не произошло. Архивные стеллажи и архивные коробки для картонирования не приобретались.
Начальник архивного отдела О.В. Динер